New York … qui n’a jamais un jour rêvé d’y séjourner ? Ce rêve est devenu réalité pour 80 adolescents de 14 à 18 ans inscrits sur notre séjour I love New York ! aux vacances de la Toussaint en 2023.

Afin de conquérir la Big Apple, le séjour s’est concentré sur l’essentiel : l’Empire State Building, la Statue de la Liberté, Central Park, ainsi que des sorties plus ludiques telles qu’un dîner à Times Square.

Avant de vous expliquer comment j’ai organisé le voyage, je vous laisse découvrir qui je suis en cliquant ici.

 

1. La construction du programme

J’ai choisi une durée de 10 jours afin d’optimiser le temps sur place et de m’adapter aux disponibilités des jeunes sur les vacances de la Toussaint. Un séjour plus court n’aurait pas permis une expérience optimale, et puis je pense que nous devons faire attention à notre empreinte carbone : voyager peut-être moins souvent mais un peu plus longtemps.

Pourquoi les vacances de la Toussaint ? C’est un séjour que je propose aussi l’été, mais la destination est aussi belle en automne et un peu moins fréquentée. A chaque saison, cette ville mérite le coup d’œil.

Concernant les dates, je n’avais pas beaucoup de flexibilité étant donné la période choisie. J’ai donc fait attention au tarif des billets d’avion et à la disponibilité de l’auberge de jeunesse. Pour autant de jeunes ce n’était pas évident mais grâce à notre expertise (car ce n’est pas la première fois que nous organisons ce séjour à New York) nous y sommes arrivés !

Pour le choix des activités, je me suis basée sur les avis des jeunes qui avaient déjà participé à ce séjour. Je me suis documentée sur la destination et j’en ai également parlé à mes collègues qui y avaient déjà séjourné. L’objectif était de créer un contenu inoubliable et de prévoir quelques grands moments forts pendant le séjour.

Pour l’ordre des activités dans le programme, j’ai essayé de créer une logique en étudiant les trajets entre chaque activité afin de visiter par zone pour éviter tout déplacement superflu. Je laisse aussi la possibilité aux animateurs du séjour de rajouter des activités au programme selon les souhaits des participants (tout en fixant un budget pour ces activités supplémentaires).

 

2. Après la programmation, la production !

En tant qu’agent de voyages chez VERDIÉ HELLO, nous sommes à la fois les concepteurs ainsi que les producteurs de nos séjours. J’ai donc crée le programme (comme expliqué en partie 1), et puis je l’ai conçu.

J’ai effectué toutes les réservations possibles auprès de l’auberge de jeunesse, des lieux d’activités et de restauration.  Il y a certaines activités que j’ai pu réserver à l’avance, d’autres ont dû être réservées directement sur place par nos animateurs. Afin de faciliter la visite des monuments phares, j’ai réservé en amont un City Pass comprenant un forfait de 3 visites. Grâce à ça, les animateurs peuvent réserver le créneau horaire qui leur convient le mieux et le jour de la visite : cela dispense le groupe de faire la queue.

Pour ce séjour découverte à New York, j’ai calculé un budget repas que j’ai crédité sur une carte bancaire, envoyée aux animateurs avant le départ. J’en ai fait de même pour le budget des activités et des transport (utilisation des transports en commun sur place).

Ensuite, à la clôture des inscriptions, j’ai dû anticiper la logistique pour 80 jeunes. J’ai donc crée 3 sous-groupes avec chacun un directeur de séjour. Pour les sous-groupes, j’ai fait attention à l’âge et à une bonne répartition entre les filles et les garçons. J’ai créé 3 listes d’appariement pour répartir les jeunes dans les 2 auberges réservées.

Au vu du nombre important de participants au départ de la même ville, j’ai également réparti les jeunes sur les 2 vols que nous avions réservés pour eux auprès de la même compagnie.

La dernière étape et pas des moindres, est d’envoyer à chaque participant sa convocation horaire ainsi que son dossier de voyage.

 

 

3. La place des animateurs

Avec le responsable de la communauté des animateurs, nous avons constitué une équipe de 12 animateurs en veillant à sélectionner des animateurs chevronnés, qui avaient déjà travaillé avec nous, et avec des qualités différentes (maîtrise de l’anglais, connaissance de la ville…), mais tous avec des compétences d’encadrement de groupes d’adolescents. J’ai eu la chance de pouvoir faire partie de l’équipe d’animation et j’ai donc décollé avec tout le monde le 26 octobre 2023.

Notre rôle était de faire passer une semaine mémorable à chacun des ados inscrits sur ce séjour et de leur faire vivre des émotions fortes.

Pour cela, nous avons préparé notre séjour en amont (je prends alors ma casquette d’animatrice) en organisant des réunions de préparation. Le programme que j’avais établi lors de la conception du séjour laissait aussi place à des temps libres, mais ces temps libres ne s’improvisent pas. Nous nous sommes également laissé un peu de place pour être à l’écoute des souhaits des jeunes pendant le séjour, par exemple lors de l’organisation des soirées ou même des repas.

Enfin, si on me demandait mon meilleur souvenir, je dirais la vue impressionnante depuis l’Empire State building et la vie festive à Time Square by night !

Maintenant, je me penche sur l’organisation du séjour de l’été … Qui sera du voyage ?

 

Caroline, membre de l’équipe VERDIÉ HELLO